Help, ik ben een ton kwijt!

Budgetteren in één kolom? Voor je het weet heb je ineens een paar ton over het hoofd gezien! Hoe dat kan? Dagmar van Eijs legt het uit in deze blog.

Al doende leert men

Non-profit organisaties maken elk jaar een begroting voor de winst- en verliesrekening. Deze begroting wordt meestal opgesteld op jaarbasis en daarom in één kolom weergegeven. Die ene kolom is het referentiepunt voor het management om te sturen voor de rest van het jaar. Gedurende het jaar ontdekt men ‘al doende’ wat het tekort is of wat overblijft: wat uiteindelijke de winst of het verlies gaat worden.

Minder informatie om te sturen

Feit is dat naarmate het jaar vordert, je als organisatie steeds minder mogelijkheden hebt om bij te sturen. Je hebt namelijk geen inzicht in hoe dat wat begroot is werkelijk wordt benut. De enige informatie die je hebt is hoeveel budget er nog besteed mag worden. Maar ondertussen zijn er al verplichtingen aangegaan die nog niet zijn terug te zien in het resultaat. Hierdoor worden ook de rapportages over het resultaat steeds minder betrouwbaar als stuurinformatie.

Weg met verrassingen

Hierdoor kun je nogal eens voor verrassingen komen te staan en ben je, voor je het weet, een ton of wat ‘kwijt’. Daarom kun je de begroting beter verdelen over meerdere kolommen, minimaal per kwartaal, maar bij voorkeur over twaalf maanden. Daarmee heb je maandelijks meer zicht op het resultaat en de afwijkingen ten opzichte van het budget. Nog beter is het als er ook een prognose wordt gemaakt voor de resterende maanden. Je financiële afdeling of controller kan hierbij ondersteunen door maandelijks in gesprek te gaan met de managers over hun verwachtingen rondom de budgetbestedingen voor de resterende maanden en over wat zij zien als mogelijke risico's. Zo krijg je steeds weer up-to-date informatie waarmee je tijdig kunt sturen en je beleid bijstellen. Dan kun je per kwartaal of per maand je strategie bijstellen, op basis van actuele verwachtingen.

Gestroomlijnde doelen en activiteiten

Verplichtingen vormen natuurlijk een belangrijk onderdeel van de prognoses. Door het denken in ‘meerdere kolommen’ is het management verplicht steeds vooruit te kijken. Het beleid wordt daarmee steeds duidelijker vertaald naar activiteiten. Daarmee krijg je ook inzicht in de verdeling van kosten en opbrengsten. Het gaat er uiteindelijk niet om dát er activiteiten en investeringen worden uitgevoerd, maar vooral wánneer. Als je activiteiten en investeringen op voorhand in specifieke periodes plant, levert dat voor je hele organisatie een stroomlijning van processen en communicatie op. De activiteiten en doelen van je organisatie worden daarmee onderling verbonden en gestroomlijnd.

Verder praten?

Wil je eens verder praten over dit onderwerp? Of ben je benieuwd hoe het proces eruitziet om vanuit één kolom naar maandkolommen te begroten? Planning Company helpt bedrijven en organisaties betere beslissingen te nemen met een positieve impact op de bedrijfsvoering, je mensen en de maatschappij. Je kunt altijd vrijblijvend contact met me opnemen via 085 – 0479 505 of Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.. Je bent van harte welkom.

Dagmar van Eijs, oprichter Planning Company